О проекте
Автоматизировали рутину в учетной системе дилера мототехники Мото50: научили систему парсить PDF-инвойсы поставщиков, настроили автоматическую выгрузку оплат из Точка банк, связали учет с СДЭК, МойСклад и СБИС.
Дилер мототехники Мото50 давно работает на собственной ERP-системе: заказы, зарплаты, склад, поставки, доставка и финансы собраны в одном месте. Но со временем система начала упираться в типичные проблемы кастомных решений: данные приходилось перепроверять вручную, поставки — сверять по PDF, а интеграции с внешними сервисами постепенно перестали успевать за ростом бизнеса.
Наша задача была не переписать систему с нуля, а аккуратно развить ее. Автоматизировать рутинные процессы, связать ключевые сервисы и сделать ежедневную работу команды проще и быстрее.
Бизнес-цели клиента
К моменту старта проекта ERP-система уже закрывала основные процессы бизнеса, но многие операции требовали постоянных проверок и ручных действий. Клиент хотел решить несколько задач:
- Сократить время на ввод данных — чтобы менеджеры перестали часами переносить позиции из PDF-инвойсов поставщиков в систему.
- Связать учет с внешними сервисами — доставка (СДЭК), склад (МойСклад), оплаты (Точка Банк) и документооборот (СБИС, Моё дело).
- Упростить отчетность и документооборот — УПД, накладные и сверки должны формироваться без ручного копирования между системами.
- сделать систему стабильнее и удобнее для ежедневной работы команды, сохранив текущую логику работы.
Что сделали
Навели порядок в истории заказов
Один из первых крупных блоков — ревизии заказов и история изменений. Со временем система начала засоряться пустыми ревизиями: история изменений формально была, но разобраться, кто и что поменял в заказе было сложно.
Мы переработали этот механизм. Убрали пустые ревизии и сохранили прозрачную историю изменений по заказам. Спорные ситуации разбирать стало проще и контролировать, кто и когда что изменил.
Автоматизировали работу с PDF-инвойсами поставщиков
Это был один из самых больших и важных блоков проекта. Поставщики присылали инвойсы в PDF, и почти у каждого был свой формат таблиц. Менеджеры переносили данные в ERP вручную: артикулы, количество, цены. На больших поставках это занимало часы и регулярно приводило к ошибкам.
Мы внедрили парсер PDF-инвойсов на базе Python-библиотеки Camelot и встроили его в ERP-систему.
Теперь процесс выглядит так:
менеджер загружает PDF-файл → нажимает кнопку «Спарсить» → система сама извлекает артикулы, количество и цены, а затем сопоставляет их с поставкой и справочником запчастей, обновляет или добавляет позиции.
Под каждого поставщика настроили отдельные профили разбора документов. Учли разные форматы таблиц, дубли артикулов, особенности чисел и дат, реальные кейсы, которые всплывали уже в работе. На базе этого же механизма сделали автоматическую сверку поставок через импорт инфойсов: система сравнивает ожидаемые позиции с данными из PDF и что фактически пришло по инвойсу, показывает расхождения и считает итоговые суммы. Добавили функцию сверки с возможностью тестового парсинга файла — можно загрузить файл, подобрать настройки под новый формат документа и только потом применять.
Вместо нескольких часов ручной сверки стало несколько мгновений проверки внутри системы.
Доработали инвентаризацию и карточки товаров
Сделали удобный раздел инвентаризации — просмотр и контроль остатков на складе теперь выводится в ERP-системе, без переносов в Excel.
В карточку товара добавили HTML-редактор (TinyMCE/CKEditor). Теперь менеджеры могут добавлять вторые описания и делать спецификации прямо в ERP, без отдельных документов и постоянного копирования текста. Параллельно исправили проблемы с сохранением основных описаний, из-за которых данные могли теряться после редактирования.
Связали ERP с доставкой, складом и банком
Интеграции: СДЭК, Мой склад, Точка Банк
- СДЭК — обновили ключ API, проверили актуальные методы, исправили ошибку создания заказов при выборе пункта выдачи. Система формирует заказы доставки (дверь–дверь и ПВЗ), печатает документы и этикетки, поддерживает вызов курьера.
- Мой склад — восстановили и доработали синхронизацию: цены и остатки подтягиваются по расписанию. Исправили ошибки с отображением и обновлением цен через API — теперь данные всегда актуальны.
- Точка Банк — настроили сбор входящих платежей и автоматическое проставление оплаты по заказам (по номеру в комментарии к переводу). Добавили фиксацию расходов и логирование запросов для отладки. В результате ручная сверка оплат стала занимать заметно меньше времени.
Автоматизировали документооборот
Интеграции со СБИС и «Моё дело» закрыли еще один большой объем рутины.
Теперь УПД, накладные и другие документы формируются из ERP без ручного копирования данных между сервисами. Дополнительно исправили работу скидок при формировании УПД и обработку полей накладной (в том числе waybill), чтобы документы формировались и отправлялись корректно.
Привели к единой логике закупки, цены и справочники
За годы развития ERP разные разделы системы начали работать немного по-разному: где-то отличалась логика цен, где-то — работа закупок или договоров. Мы постепенно привели эти процессы к единому виду: унифицировали закупки отдельно по поставщикам и отдельно по брендам, доработали работу с ценами и валютами, вынесли габариты товаров в отдельные поля, настроили шаблоны договоров для разных брендов.
Такие доработки редко заметны снаружи, но именно они делают ERP понятной и предсказуемой для команды.
Улучшили B2B и каталогизатор
Каталогизатор запчастей перевели в древовидную структуру (делали в два этапа), так сотрудникам стало проще ориентироваться в каталоге и искать нужные позиции.
В B2B-разделах доработали фильтры, поиск и отображение данных: добавили поиск по комментариям, улучшили выборки, подсветили отличия от значений по умолчанию. В разделе мототехники добавили отображение месяца поставки, в черновиках убрали лишние цифры, заменили на иконки. В ежедневной работе это сократило количество лишних действий и упростило поиск данных.
Исправили десятки мелких, но критичных проблем
Помимо крупных блоков, в проекте было много точечных доработок, которые напрямую влияли на стабильность процессов. Например: устранили сценарии двойной оплаты, исправили ошибки в предзаказах и поставках, доработали выгрузки для склада и 1, исправили ошибки при заказе товаров из поставок, добавили тестовый стенд для проверки изменений без влияния на рабочую систему и т.д.
Результат
Заказчик получил развитие учетной системы без смены платформы.
- Обработка поставок и сверка документов стали занимать меньше времени. Парсер инвойсов загружает данные из PDF за минуты, сверка «что пришло — что в системе» встроена в процесс приемки.
- Оплаты, доставка, склад и документы начали работать как единая система. Оплаты проставляются автоматически из Точка Банка, СДЭК и МойСклад синхронизированы с ERP, документы уходят в СБИС и «Моё дело» без ручного копирования.
- Часть ручных операций исчезла полностью.
- Сотрудники стали быстрее находить и проверять данные благодаря доработанным фильтрам, поиску и каталогизатору.
- ERP стала стабильнее и предсказуемее в ежедневной работе.
Проект длился 6 месяцев. Объем работ — десятки закрытых задач и сотни часов разработки. Все изменения вносились постепенно, с учетом уже работающих процессов и регулярных релизов, без остановки бизнеса и без риска «сломать то, что уже работает».
Нужна доработка вашей ERP или кастомной учетной системы?
Напишите нам в чат-бот или на почту info@omcode.ru. Проведем аудит вашей текущей системы, предложим, что можно автоматизировать, и аккуратно доработаем.